A teljes digitális átalakulás egyelőre várat magára, a Hungária Kft. felmérése szerint ugyanis a legtöbb munkahelyen vegyesen, papíralapon és digitálisan is kezelik a különböző dokumentumokat, a vállalkozások 11,5 százalékánál pedig csak papíralapú a teljes folyamat.

„Ez különösképpen nagy kihívást jelent a szállítmányozással foglalkozó cégek számára, hiszen a fuvarokmányok, megrendelőlapok, menetlevelek, teljesítési igazolások kiállításának egy része még mindig papíralapú” – mondta az Infostartnak Marossy Dávid, a Canon Információ Menedzsment terület üzletfejlesztési menedzsere, hozzátéve, a főképp manuálisan elvégzett folyamatok amellett, hogy lényegesen megnehezítik a visszakereshetőséget, lassúak és nem túl hatékonyak, és megnövelik a hibalehetőséget is.

Mint mondta, a dokumentumkezelő rendszerek nagy előnye, hogy a kisebb, ismétlődő feladatokat is könnyedén és egységesen kezelik, sablondokumentumok esetén például lehetővé teszik az adatkinyerést, hiszen olyan funkciókat is biztosítanak, mint a beépített jelentéskezelés, az egyedi riportok vagy az automatikus indexelés és kódfelismerés – így a kezelni kívánt iratokat automatikusan hozzárendelik a szállítólevél-feldolgozó és CRM rendszerekhez. Ezáltal a folyamatok gyorsak, hatékonyak, ráadásul nem beruházásigényes szolgáltatásról van szó.

„Egy kisebb cég már havi 100 euró alatt hozzájuthat egy olyan dokumentumkezelő rendszerhez, mely széles funkcionalitással, a felhőalapú hozzáférés támogatásával, és előre konfigurált dokumentumfeldolgozási-funkciókkal segíti az átlátható munkavégzést” – mondta Marossy, hozzátéve, egy kisebb cég számára jó megoldás lehet egy standard dobozos termék, amely igény szerint akár fejleszthető, de ha az ügyfélnek arra van szüksége, akkor teljesen személyre szabott megoldás is szóba jöhet. Kitért arra is, hogy a dokumentumkezelő-rendszer használatához nincs szükség az eszközpark lecserélésére, korszerűsítésére, ez egy felhőalapú szolgáltatás, amely bármelyik számítógépen fut. Marossy hangsúlyozta, az automatizáció nem fenyegeti a munkavállalókat, egy jó dolgozó nem pótolható, ugyanakkor jobban ki lehet aknázni a kollégákban rejlő lehetőségeket.

„Ha a monoton munkafolyamatokat – mint például az adatrögzítés vagy iratrendezés – automatizáljuk, akkor az alkalmazottak kreatívabb, nagyobb lélegzetvételű munkát végezhetnek, ezzel is hozzájárulva a cég fejlődéséhez” – tette hozzá az üzletfejlesztési menedzser.

Támogatott tartalom

A cikk megjelenését a Canon Hungária Kft. támogatta. A Canon szolgáltatásaival kapcsolatos további információt ezen az oldalon találhatnak.