Sok helyen alkalmaznak egyedi azonosítókat, személyek, termékek vagy éppen információk egyértelmű azonosítására. Talán a legjelentősebb adatnyilvántartó rendszerek az állami szervek, amelyeknél minden egyes állampolgár egyedi azonosító számot kap. A különböző hatóságok nyilvántartásaiban az állampolgárok azonosítói nemcsak különböznek, hanem a képzési szabályuk, illetve karakterszámuk is eltér. Így még véletlenül se fordulhat elő egyezés két külön alrendszerben sem.

Azt, hogyan kell képezni a személyazonosító jel helyébe lépett adóazonosító jelet, Társadalombiztosítási Azonosító Jelet (TAJ szám), valamint a személyiadat- és lakcímnyilvántartás azonosító kódját, meg lehet tudni a "személyazonosító jel helyébe lépő azonosítási módokról és az azonosító kódok használatáról" szóló (1996. évi XX.) törvényből.

Az adóazonosító jel képzése

A magánszemélyek adózási információinak nyilvántartásában és az adózási kötelezettségek teljesítésében játszik fontos szerepet a magánszemélyek adóazonosító jele, mely nem keverendő össze a nem magánszemélyek adószámával. Ennek a számnak a képzési szabályai talán a legbonyolultabbak a cikkben szereplő három nyilvántartási szám közül.

Az adóazonosító jel egy tíz számjegyből álló azonosító szám. Az azonosító számnak első számjegye fixen a nyolcas értéket veszi fel (ez az adóalany magánszemély voltára utal). A következő öt szám (2-6. számjegy) a személy születési időpontja és 1867. január 1. között eltelt napok száma, az ezt követő három szám (7-9. helyeken) pedig egy, az azonos napon születettek megkülönböztetésére szolgáló véletlenszerűen képzett szám. Az utolsó számjegy egy ellenőrző szám, melynek megvizsgálásával 90 százalékos eséllyel azonnal kideríthető, hogy az adott adószám érvényes-e vagy sem.

Az adószám ellenőrzőszámának képzési szabálya, hogy az 1-9. helyen álló számjegyeket összeszorozzuk külön-külön azzal a számmal, ahányadik helyen szerepelnek az adószámban, a szorzatukat összeadjuk. Az így kapott szorzatösszeget pedig elosztjuk 11-gyel, és az osztás maradéka lesz az adószám 10. számjegye. (A 7-9.számjegy nem adható úgy ki, hogy a 11-gyel való osztás maradéka tízzel legyen egyenlő.

A TAJ szám képzése

A kilenc számjegyből álló TAJ szám képzése a három azonosítószám-típus közül a legegyszerűbb. Az első nyolc számjegy egymás után sorban kerül kiosztásra, a kilencedik számjegy pedig egy ellenőrző szám, amelyet úgy képzenek, hogy a páratlan helyen álló számjegyeket hárommal, a páros helyen állókat pedig héttel szorozzák. Az így kapott számokat összeadják, elosztják 10-zel, és az osztás maradékát hozzáírják a sorban kiadott 8 számjegyhez kilencedik számként.

A személyi azonosító képzésének szabályai

A lakcím kártyán szereplő 11 jegyű személyi azonosító kód első számjegyének képzési szabálya 1997. január elsejével megváltozott. Az 1997. január 1. előtt született polgárok kódjai még a polgár nemére, születési évszázadára, valamint állampolgárságára is utaltak, az 1996. december 31. után képzett azonosítókból azonban már csak a személy nemére és születési évszázadára lehet következtetni.

Az új, 1997-től élő jelölési rendszerben megváltoztak az első helyen álló a hármassal és négyessel kezdődő számok jelentése. Míg 1996. december 31-ig élő rendszerben a hárommal és négyel kezdődő azonosítók birtokosai a XIX. században születettek voltak, addig az új módszer szerint képzett hármas és négyes számok már a XXI. század szülötteit takarják.

A személyi azonosító 2-7. számjegyei a polgár születési évének utolsó két számjegyét, a születés hónapját és napját tartalmazzák, a 8-10. számjegyek az azonos napon születettek születési sorszáma, a 11. szám pedig egy ellenőrző szám.

Az ellenőrző számot a személyi azonosító esetében úgy képzik, hogy a 11. helyen álló számot megszorozzák eggyel, a 9. helyen álló számot kettővel, és így tovább egészen az első helyen álló számjegyig, amit tízzel szoroznak. A 10 tíz szorzatot összeadják, és a szorzatösszeget elosztják 11-gyel. Ennek az osztásnak a maradéka lesz egyenlő az ellenőrző számmal. (Olyan 8-10. helyen álló sorszám nem osztható ki, amivel az osztás maradéka tízzel lenne egyenlő.)