A Napóleon elleni győztes koalíció hadai 1814. március 31-én vonultak be Párizsba. A lemondásra kényszerített császár helyett XVIII. Lajos került a francia trónra, aki május végén aláírta a Franciaországot minden hódításától megfosztó békeszerződést, ennek titkos záradéka rendelkezett a kongresszus megtartásáról.

A tanácskozásra Európa valamennyi államát és államocskáját meghívták: összesen 200 állam, város és különféle közösség képviseltette magát, csak Törökország és Nápoly maradt távol (a Nápolyi Királyság élén akkor még Napóleon tábornoka, Murat állt). A legfontosabb kérdések eldöntésének jogát a négy nagyhatalom - Nagy-Britannia, Poroszország, Oroszország és Ausztria - magának tartotta fenn. A nagy négyeshez - a rendszereken átívelő francia diplomata, Talleyrand ügyes manőverei révén - hamarosan csatlakozhatott Franciaország is, így a Bécsi Kongresszus valójában az ötök bizottsága lett.

A kevésbé jelentős ügyek megtárgyalásába bevonták Portugália, Spanyolország és Svédország képviselőit is, de a kongresszus egésze soha nem ült össze. A munka nélkül maradt diplomaták és előkelőségek szórakoztatását színházi előadások, koncertek, bálok szolgálták, nem hiába hagyta el Ligne herceg száját a mondás: "A kongresszus nem halad, a kongresszus táncol". (A császárvárosban zajló vidám élet utóbb több zenés filmet ihletett, az 1965-ös Radványi Géza rendezte Táncol a kongresszus főszerepét például a német film két nagy csillaga, Curd Jürgens és Lilli Palmer játszotta.)

A kongresszuson megszabott új európai rend a legitimitás elvére épült: a francia forradalom előtti állapotokat kívánták restaurálni, visszaültetve a trónra a letaszított dinasztiákat és visszaállítva az eredeti határokat. Ez utóbbi persze a hatalmi ellentétek és az egyensúly megteremtésének szándéka miatt nem érvényesülhetett maradéktalanul, s végső soron mégis területi újrafelosztáshoz vezetett. A fényes kulisszák mögött sötét intrikák, titkos megbeszélések folytak, alkalmi szövetségek alakultak és bomlottak fel. 1815 elején Talleyrand-nak már-már sikerült a Lengyelország és Szászország kérdésében kibontakozó vitában Ausztriával és Angliával orosz- és poroszellenes szövetséget kötnie, de Napóleon 1815. március 1-jei visszatérésének hírére helyreállt a koalíció egysége.

A kongresszus záróülését 1815. június 8-án tartották. A végső jegyzőkönyvet (Acte finale) egy nappal később - mindössze kilenc nappal a Napóleon végső bukását hozó waterlooi csata előtt - írták alá az öt nagyhatalom, valamint Portugália és Svédország képviselői, az olasz rendezést nehezményező Spanyolország csak 1817-ben adta hozzájárulását. A 121 cikkelyt tartalmazó okmány tartalmazta valamennyi megállapodást, érvényessége Törökország kivételével valamennyi európai országra kiterjedt.

A döntés értelmében Franciaországnak le kellett mondania minden hódításáról, sőt a Napóleon visszatérését követő száz nap miatt kisebb területeket vesztett és hadisarc fizetésére is kötelezték. Franciaország északi határán Belgiumból és Hollandiából létrejött az Egyesült Németalföldi Királyság az Orániai ház uralma alatt, délen pedig a Genovával kiegészült Szárd Királyság. Svájc deklarálta "örökös semlegességét". A Dániától különvált Norvégiát perszonálunióra kényszerítették Svédországgal. Oroszország megkapta Finnországot, Besszarábiát és Lengyelország legnagyobb részét. A Német-Római Császárság helyett létrejött a 38 tagállamból álló Német Szövetség, Ausztria elnökletével. Poroszország visszakapta elvesztett területeit, Lengyelország egy részét, valamint Észak-Szászországot, Svéd-Pomerániát, Vesztfáliát és a rajnai tartományokat. Ausztria Belgium fejében Észak-Itáliában szerzett birtokokat, Közép-Itáliában Habsburg dinasztiák kerültek a trónokra, ezen felül Bécs megkapta Salzburgot és Dalmáciát. Nagy-Britannia korábban megszerzett, a hajózás szempontjából fontos birtokait (többek között Fokföldet, Ceylont) ismertette el a kongresszussal. Új államként létrejött Luxemburg és a Krakkói Köztársaság, az itáliai Pápai Állam pedig visszakapta eredeti határait. Külön pontok foglalkoztak a nemzetközi folyami hajózással, a diplomáciai sorrenddel és ítélték el a rabszolga-kereskedelmet.

A kongresszus által létrehozott rendszer fennmaradását az 1815 szeptemberében megkötött, az 1848-as forradalmakig létező Szent Szövetség (Oroszország, Ausztria és Poroszország politikai-katonai szövetsége) biztosította, amely két hónappal később, Nagy-Britanniával kibővülve Négyes Szövetséggé alakult. A bécsi kongresszus figyelmen kívül hagyta a nemzeti elvet és fojtogató konzervativizmust erőltetett Európára, ezért már akkor sokat kritizálták. A múlt században azonban már egyre többen csodálták, - Henry Kissinger például e témában írta doktori értekezését -, hiszen fél évszázadra (a krími háború kitöréséig) elejét vette a nagyobb európai háborúknak. Ráadásul ez volt az utolsó nagy európai rendezés, amikor a győztesek és a legyőzöttek egy asztalnál ülve, tárgyalások és alkuk nyomán kötöttek békét.