München központjában akár rendkívüli állapotot is elrendelhettek volna, ugyanis a tanácskozások színhelyéül szolgáló Bayerischer Hof szálloda környékét lezárták a forgalom elöl, a repülőtérről a városba vezető útvonal mentén rendőrök gondoskodnak a vezető politikusokat szállító gépkocsik akadály mentes haladásáról és a konferencia résztvevőinek biztonságáról kereken négyezer, részben robbanószerek felkutatására idomított kutyákkal őrjáratozó rendőrök gondoskodnak.
Péntek délben a Nemzetközi Biztonságpolitikai Értekezlet rendezője, Wolfgang Ischinger Angela Merkel kancellárral, Sigmar Gabriel külügy- valamint Ursula von der Leyen védelmi-, továbbá Thomas de Maiziere belügyminiszterrel a Bayerischer Hof külön erre az alkalomra feldíszített báltermében köszönti az egybegyűlteket, köztük Mike Pence amerikai alelnököt és Szergej Lavrov orosz külügyminisztert, Petro Porosenko ukrán és Asraf Ghani afgán államfőt.
A NATO-t főtitkára, Jens Stoltenberg, az Európai Uniót pedig Federica Mogherini, a szervezet külügyi és biztonságpolitikai főmegbízottja képviseli. A magyar küldöttséget Simicskó István honvédelmi miniszter vezeti. Mint Wolfgang Ischinger egy interjúban péntek reggel elmondta, szinte az egész világ válaszút elé érkezett, ezért az elkövetkező három napban Münchenben lehetőség nyílik a vezető politikusok számára, hogy felvázolják, milyen irányban akarják a világot irányítani az elkövetkező években.
Erre nemcsak a központi fórumon, hanem közel 160 kétoldalú megbeszélés keretében is alkalmuk nyílik. A napirenden nemcsak szoros értelemben vett védelmi kérdések szerepelnek, hanem olyan témák is, amelyek közvetve érintik a nemzetközi biztonságot, így az internet útján történő ellenséges célzatú behatolás , valamint a túlnépesedés és a környezetvédelem problémája, továbbá az emberi jogok betartása.
A hivatalos tanácskozásokat kiegészíti az Irodalom Házában három Nobel-díjas író, köztük az erdélyi születésű német Herta Müller részvételével tartott pódium-beszélgetés arról, hogy az írók-költök mennyire tekinthetők a jelen kor szeizmográfjainak.