A nyugellátások pontos, időben történő megállapítása érdekében szigorú előírások biztosítják, hogy az ehhez szükséges bejelentési, nyilvántartási, adatszolgáltatási kötelezettséget megfelelően teljesítsék az érintettek, közöttük a munkáltatók is. A nyugellátásra való jogosultság és a nyugdíj összege a szolgálati idő hosszától és a nyugdíj alapjául szolgáló kereset, jövedelem nagyságrendjétől függ. Mindkét adat a foglalkoztatás során keletkezik.
Az Adó Online gyűjtött össze minden fontos információt a munkaügyi iratok megőrzésének fontosságáról. A nyugdíjtörvény adatszolgáltatási és bejelentési kötelezettséggel kapcsolatos rendelkezés rögzíti, hogy a foglalkoztatónak a biztosított, volt biztosított biztosítási jogviszonyával (például munkaviszonyával) összefüggő, a szolgálati időről vagy a nyugellátás megállapítása során figyelembevételre kerülő keresetről, jövedelemről adatot tartalmazó munkaügyi iratokat kell megőriznie a megadott időpontig.
A megőrzendő dokumentumok köre bővült a foglalkoztatási igazolásokkal 2024. január 1-jétől. Az új iratőrzési kötelezettség a 2024. december 31-ig keletkezett munkaügyi iratokra, adatokra, foglalkoztatási igazolásokra vonatkozik, ezeket az irányadó öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követő öt évig köteles megőrizni a foglalkoztató.
A portál cikke kiemeli, hogy a megőrzendő iratok fellelhetősége érdekében, amennyiben a foglalkoztató jogutód nélkül megszűnik, köteles bejelenteni fenti munkaügyi iratok őrzésének helyét a székhelye, telephelye szerint illetékes nyugdíjbiztosítási igazgatási szervek.
Félmilliós bírság mulasztás esetén
Ha a jogszabályban meghatározott bejelentési, nyilvántartási, adatszolgáltatási, illetve a nyugdíjbiztosítási feladatok ellátásával kapcsolatos egyéb kötelezettségét nem teljesíti vagy késedelmesen teljesíti, illetve annak nem az előírt módon tesz eleget, mulasztási bírságot köteles fizetni. A törvény 50 ezer forinttól 500 ezer forintig, a jogsértés egy éven belüli ismételt megállapítása esetén 1 millió forintig terjedő összegben határozza meg a mulasztási bírság összegét.
A szolgálati idő igazolása, számításba vétele a társadalombiztosítási szervek nyilvántartása alapján történik. Ha egy adott időszakra vonatkozó szolgálati idő adat nem szerepelne a társadalombiztosítási szervek nyilvántartásában, akkor a foglalkoztató által kiállított egykorú okirattal, igazolással vagy annak hiteles másolatával, avagy a foglalkoztató eredeti nyilvántartásai alapján kiállított igazolással vagy egyéb hitelt érdemlő módon bizonyíthatóak.