Július 1-jétől az energiaszolgáltatók és a hálózati elosztó társaságok a lakossági fogyasztónak nem minősülő felhasználók energiaszámláit kizárólag elektronikus formában bocsáthatják ki, függetlenül attól, hogy egyetemes szolgáltatás keretében, vagy versenypiacról vételezve szerzik be az energiát. Eddig jogszabály nem tette kötelezővé az elektronikus számlaküldést vagy -befogadást és az ehhez kapcsolódó archiválást.
„Az elektronikus számlázásnak fontos feltétele, hogy a fogadó fél rendelkezzen e-mail-címmel és elektronikusan archiválja a számlákat” – mondta el az InfoRádióban a Számlázz.hu ügyvezetője.
Ángyán Balázs felhívta a figyelmet, hogy az archiválásra külön szabályok vonatkoznak. „Az elektronikusan befogadott számláknak a kinyomtatott formában történő tárolása nem felel meg az elektronikus számlák archiválására vonatkozó szabályoknak” – hangsúlyozta az ügyvezető, hozzátéve, hogy ezeket a számlákat informatikai rendszerrel kell megőrizni, a bizonylatmegőrzési kötelezettség szerint nyolc évig. A számla kibocsátójának is nyolc évig kell gondoskodnia a hozzáférhetőségről, az olvashatóságról és arról, hogy bizonyítható legyen, hogy a tartalma nem változott meg.
Ángyán Balázs nem javasolja, hogy e-mailben tárolják, vagy egyszerűen csak lementsék valamilyen tárhelyre a számlákat, mert ezek nem felelnek meg teljes egészében a jogszabályi elvárásoknak.
Azok a cégek, amelyek nagy darabszámban fogadnak be elektronikus számlákat, valószínűleg már gondoskodtak saját elektronikus archiváló eszközről vagy rendszerről. A legkisebb vállalkozásoknak ez túl nagy terhet jelenthet, ezért azt javasolja, hogy egyszerű, könnyen használható szolgáltatást válasszanak archiválásra.